Номенклатура дел - Образовательный центр "Успех"

Номенклатура дел

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, разработанный специалистом, ответственным за организацию документооборота, и утвержденный руководителем организации.
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, которые не были предусмотрены при ее составлении.

 

ООО «ООООО»
Отдел кадров
Номенклатура дел
25.12.2012 г. № 3
Са
ратов
на 2012 г.

 

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
____________
И.И..Иванов
«___»________ 2012 г.

№ дела

Заголовок дела

Количество дел(томов)

Срок хранения и номер статьи по перечню

Примечание

5.1

Положение об отделе кадров, должностные инструкции сотрудников ООО «ТАЙНА»

 

Постоянно ст.16

 

5.2

Руководящие нормативные документы по вопросам работы с кадрами (ТК РФ, приказы, постановления, указания Правительства РФ, Госстандарта России, Министерства труда и социального развития РФ, Госархива РФ)

 

До замены новыми

 

5.3

Штатные расписания организации, изменения к ним.

 

Постоянно ст.32а

 

5.4

Список (штатно-списочный состав) работников организации

 

Постоянно ст. 349

 

5.5

Приказы по личному составу (прием на работу, повышение в должности, перемещение, увольнение)

 

75 лет ст.6б

 

5.6

Приказы руководителя по основной деятельности. Копии (командировка, отпуск очередной, отпуск без сохранения з/платы, кратковременное замещение должностей, поощрения, наложение взысканий)

 

5 лет ст.6а

 

5.7

Документы (основания) о предоставлении отпусков, командировках, поощрениях или взысканиях

 

1 год ст.356

 

5.8

Личные дела сотрудников

 

75 лет ст.337

 

5.9

Личные карточки ф.Т-2

 

75 лет ст.339

 

5.10

Книга учета выдачи трудовых книжек

 

50 лет ст.526б

 

5.11

Подлинные личные документы(трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.)

 

До востребования ст. 342

Невостребован. 50 лет

5.12

Книга учета приема, перемещения, увольнения работников

 

75 лет ст.508

 

5.13

Правила внутреннего трудового распорядка организации

 

1 год после замены

 

5.14

Документы (акты, докладные и служебные записки, переписка) о нарушениях правил внутреннего трудового распорядка

 

1 год

 

5.15

Журнал регистрации листков нетрудоспособности

 

5 лет

 

5.16

Журнал регистрации приказов по личному составу ( приема, перевода, увольнения)

 

75 лет ст.508

 

5.17

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

 

3 года

 

5.18

Документы (представления, положения характеристики и др.) об аттестации работников

 

5 лет ст.360

 

5.19

Журнал учета выдачи справок (о заработной плате, стаже, месте работы)

 

3 года ст.358ж

 

5.20

Документы (тесты) по определению (оценке) индивидуальных качеств, возможностей работников

 

До замены новыми

 

5.21

Документы лиц не принятых на работу (резюме, анкеты, заявления)

 

1 год

 

5.22

Документы (акты, справки) о проверке работы отдела кадров

 

5 лет

 

5.23

Отчеты по работе с кадрами. Копии

 

До минования надобности

 

5.24

Акты приема-передачи при смене начальников отделов кадров

 

Постоянно

 

5.25

График отпусков сотрудников предприятия

 

1 год ст.356

 

5.26

Журнал учета командировочных удостоверений

 

5 лет

 

5.27

Журнал учета отпусков

 

3 года ст.358г

 

5.28

Журнал и карточки учета военнообязанных

 

3 года после увольнения

 
 

Начальник отдела кадров

Т.А. Иванова

 

 

Вариант 2 номенклатуры дел (полный)

Индекс

Заголовок дела

Кол-во дел

Срок хранения, ст по перечню

Примечание

 

1. Организация управления

   

01-01

Устав ЗАО «Сибирь»; нотариально заверенные копии уставных документов

 

Пост. ст. 13а

 

01-02

Приказы руководства по основной деятельности

 

Пост. ст. 6а

 

01-03

Учредительный договор

 

Пост. ст. 14

 

01-04

Свидетельство о регистрации организации

 

Пост. ст. 15

 

01-05

Структуры и схемы организации управления

 

Пост. ст. 18а

 

01-06

Штатное расписание организации

 

Пост. ст. 32а

 

01-07

Штатная расстановка

 

75 л. ст. 34

 

01-08

Должностные инструкции работников организации

 

Пост. ст. 35а

 

01-09

Протоколы совещаний у руководителя организации

 

Пост. ст. 5г

 

01-10

Протоколы собраний трудового коллектива организации

 

Пост. ст. 5д

 

01-11

Распоряжения руководства по текущим вопросам производственной деятельности

 

5 лет ст. 6в

 

01-12

Должностные инструкции работников предприятия

 

Пост. ст. 35 а

 

01-13

Докладные записки сотрудников, представляемые руководству

 

5летЭПК ст. 43

 

01-14

Документы ревизий (акты, справки и др.)

 

Пост. ст. 49

 

01-15

Решения местных органов власти и управления

 

До минования надобности ст. 1

Относящиеся к деятельно сти организации — пост.

 

2. Документационное обеспечение управления

   

02-01

Журнал регистрации исходящих документов

 

Згода ст. 726

 

02-02

Журнал регистрации входящих документов

 

Згода ст. 726

 

02-03

Журнал регистрации распорядительных и нормативных документов организации

 

Пост. ст. 72а

 

02-04

Переписка (телеграммы, телексы, сообщения электронной почты, телефонограммы)

 

5летЭПК ст. 41

 

02-05

Номенклатура дел ООО «Сибирь»

 

Пост. ст. 67а

 

02-06

Инструкция по ведению делопроизводства

 

Пост. ст. 10

 

02-07

Образцы основных видов документов предприятия (с трафаретными текстами)

 

До минования надобности

 

02-08

Документы по различным вопросам деятельности

 

До минования надобности

 
 

3. Организация производственной деятельности

   

03-01

Переписка с партнерами по вопросам совместной деятельности

 

5 лет ЭПК ст. 224

 

03-02

Накладные на распространение буклетов (плат./бесплатн.)

 

5 лет ст.150

 

03-03

Накладные рекламодателей

 

Згода ст. 257

 

03-04

Счета на подписку

 

1год ст. 244

 

03-05

Счета-фактуры на подписку

 

5 лет ст. 150

 

03-06

Счета-фактуры на реализацию

 

5 лет ст. 150

 

03-07

Договоры на реализацию

 

5летЭПК ст. 391

 

03-08

Договоры на экспедирование и доставку печатной продукции

 

5 лет ст. 395

 

03-09

Информация об изданиях (для внесения в подписные каталоги); график доставки журнала

 

До минования надобности

 
 

3.1. Реклама

   

03-10

Договоры на рекламные материалы (копии)

 

5 лет ст. 256

 

03-11

Информационные проспекты

 

До минования надобности

 

03-12

Каталоги (заявки) фирм-рекламодателей

 

До минования надобности

 

03-13

Статьи о проведенных рекламных кампаниях

 

5 лет ЭПК

 

03-14

Итоговые документы по проведению выставок и экспозиций

 

5 лет ЭПК

 
 

4. Организация производственной деятельности/редакционный отдел

04-01

Статьи для буклетов, полученные от авторов

 

До минования надобности

 

04-02

Переписка с партнерами по вопросам совместной деятельности

 

5 лет ЭПК ст. 224

 
 

5. Работа с кадрами

05-01

Приказы о приеме на работу, увольнении, длительных командировках, премировании

 

75 лет ЭПК ст. 336

 

05-02

Приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках

 

5 лет ст. 343 ст. 352

 

05-03

Книга учета трудовых книжек

 

50 лет ст. 358е

 

05-04

Журнал учета командировок и выдачи командировочных удостоверений

 

5 лет ст. 358з

 
 

6. Учет и отчетность

06-01

Годовые отчеты по основным видам деятельности

 

Пост. ст. 1356

 

06-02

Лицевые счета по заработной плате

 

75летЭПК ст. 153

 

06-03

Квартальные статистические отчеты по основным видам деятельности

 

5 лет ст. 199г

 

06-04

Годовые бухгалтерские отчеты и балансы

 

Пост. ст. 1356

 

06-05

Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы

 

5 лет ст. 135в

 

06-06

Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции. (Расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты и премии в том числе)

 

5 лет ст. 150

При условии завершения проверки (ревизии)

06-07

Банковские документы, фиксирующие хозяйственные операции

 

5 лет ст. 150

При условии завершения проверки (ревизии)

06-08

Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов

 

5 лет ст. 152

 

06-09

Квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей

 

5 лет ст. 150

 

06-10

Авансовые отчеты

 

5 лет ст. 150

 

06-11

Главная книга

 

5 лет ст. 148

При условии завершения проверки (ревизии)

06-12

Кассовая книга

 

5 лет ст. 193д

При условии завершения проверки (ревизии)

06-13

Оборотные ведомости

 

5 лет ст. 168

При условии завершения проверки (ревизии)

06-14

Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности

 

Пост. ст. 49

 

06-15

Инвентарные карточки

 

5 лет ст. 192

При условии завершения проверки (ревизии)

06-16

Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированных)

 

5 лет ст. 155

При условии завершения проверки (ревизии)

06-17

Гарантийные письма

 

5 лет ст. 158

 

06-18

Журналы регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений

 

5 лет ст. 193

При условии завершения проверки (ревизии)

06-19

Книга регистрации листков нетрудоспособности, листки нетрудоспособности, документы об оплате листков нетрудоспособности

 

5 лет ст. 475, ст. 476

 

06-20

Переписка о финансово-хозяйственной деятельности

 

5летЭПК ст. 113

 

06-21

Акты проверки кассы

 

5 лет ст. 145

При условии завершения проверки (ревизии)

06-22

Акты приема-сдачи выполненных работ

 

5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 75 лет) ст. 188

 

06-23

Хозяйственные договоры

 

5 лет ЭПК ст. 186

После истечения срока действия договора

06-24

Трудовые соглашения на проведение разовых работ

 

5 лет ЭПК ст. 186

После истечения срока действия договора

06-25

Договоры о материальной ответственности

 

5 лет ст. 189

После увольнения материально ответственного лица

06-26

Образцы подписей материально ответственных лиц

 

До минования надобности ст. 190

 

06-27

Акты сдачи/получения дел при увольнении

 

5 лет ст. 150

При условии завершения проверки (ревизии)

 

7. Финансирование

   

07-02

Квартальный финансовый план

 

5 лет (при отсутствии годового — постоянно) ст. 105в

 

07-03

Документы об изменении финансовых планов

 

5лет ЭПК ст. 107

 

07-04

Годовые сметы административно-хозяйственньгх и уттрякленческих расходов

 

Пост. ст. 112а

 

07-05

Годовой и квартальный кассовые планы

 

5 лет ст. 132а
Згода ст. 1326

 

07-06

Отчеты по кассовому плану

 

5 лет ст. 133

 

07-07 07-08

Кассовые заявки
Месячные ведомости

 

5 лет ст. 155

 

07-09

Ежедневные приходно-расходные кассовые ордера и отчеты кассира

 

5 лет ст. 150

При условии завершения проверки (ревизии)

(По материалам сайта Кадровые вопросы для начинающих предпринимателей)