Номенклатура дел

ООО «ООООО»
Отдел кадров
Номенклатура дел
25.12.2012 г. № 3
Саратов
на 2012 г.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
____________И.И..Иванов
«___»________ 2012 г.

№ дела

Заголовок дела

Количество дел(томов)

Срок хранения и номер статьи по перечню

Примечание

5.1

Положение об отделе кадров, должностные инструкции сотрудников ООО «ТАЙНА»

Постоянно ст.16

5.2

Руководящие нормативные документы по вопросам работы с кадрами (ТК РФ, приказы, постановления, указания Правительства РФ, Госстандарта России, Министерства труда и социального развития РФ, Госархива РФ)

До замены новыми

5.3

Штатные расписания организации, изменения к ним.

Постоянно ст.32а

5.4

Список (штатно-списочный состав) работников организации

Постоянно ст. 349

5.5

Приказы по личному составу (прием на работу, повышение в должности, перемещение, увольнение)

75 лет ст.6б

5.6

Приказы руководителя по основной деятельности. Копии (командировка, отпуск очередной, отпуск без сохранения з/платы, кратковременное замещение должностей, поощрения, наложение взысканий)

5 лет ст.6а

5.7

Документы (основания) о предоставлении отпусков, командировках, поощрениях или взысканиях

1 год ст.356

5.8

Личные дела сотрудников

75 лет ст.337

5.9

Личные карточки ф.Т-2

75 лет ст.339

5.10

Книга учета выдачи трудовых книжек

50 лет ст.526б

5.11

Подлинные личные документы(трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.)

До востребования ст. 342

Невостребован. 50 лет

5.12

Книга учета приема, перемещения, увольнения работников

75 лет ст.508

5.13

Правила внутреннего трудового распорядка организации

1 год после замены

5.14

Документы (акты, докладные и служебные записки, переписка) о нарушениях правил внутреннего трудового распорядка

1 год

5.15

Журнал регистрации листков нетрудоспособности

5 лет

5.16

Журнал регистрации приказов по личному составу ( приема, перевода, увольнения)

75 лет ст.508

5.17

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

3 года

5.18

Документы (представления, положения характеристики и др.) об аттестации работников

5 лет ст.360

5.19

Журнал учета выдачи справок (о заработной плате, стаже, месте работы)

3 года ст.358ж

5.20

Документы (тесты) по определению (оценке) индивидуальных качеств, возможностей работников

До замены новыми

5.21

Документы лиц не принятых на работу (резюме, анкеты, заявления)

1 год

5.22

Документы (акты, справки) о проверке работы отдела кадров

5 лет

5.23

Отчеты по работе с кадрами. Копии

До минования надобности

5.24

Акты приема-передачи при смене начальников отделов кадров

Постоянно

5.25

График отпусков сотрудников предприятия

1 год ст.356

5.26

Журнал учета командировочных удостоверений

5 лет

5.27

Журнал учета отпусков

3 года ст.358г

5.28

Журнал и карточки учета военнообязанных

3 года после увольнения

Начальник отдела кадров

Т.А. Иванова

Индекс

Заголовок дела

Кол-во дел

Срок хранения, ст по перечню

Примечание

1. Организация управления

01-01

Устав ЗАО «Сибирь»; нотариально заверенные копии уставных документов

Пост. ст. 13а

01-02

Приказы руководства по основной деятельности

Пост. ст. 6а

01-03

Учредительный договор

Пост. ст. 14

01-04

Свидетельство о регистрации организации

Пост. ст. 15

01-05

Структуры и схемы организации управления

Пост. ст. 18а

01-06

Штатное расписание организации

Пост. ст. 32а

01-07

Штатная расстановка

75 л. ст. 34

01-08

Должностные инструкции работников организации

Пост. ст. 35а

01-09

Протоколы совещаний у руководителя организации

Пост. ст. 5г

01-10

Протоколы собраний трудового коллектива организации

Пост. ст. 5д

01-11

Распоряжения руководства по текущим вопросам производственной деятельности

5 лет ст. 6в

01-12

Должностные инструкции работников предприятия

Пост. ст. 35 а

01-13

Докладные записки сотрудников, представляемые руководству

5летЭПК ст. 43

01-14

Документы ревизий (акты, справки и др.)

Пост. ст. 49

01-15

Решения местных органов власти и управления

До минования надобности ст. 1

Относящиеся к деятельно сти организации — пост.

2. Документационное обеспечение управления

02-01

Журнал регистрации исходящих документов

Згода ст. 726

02-02

Журнал регистрации входящих документов

Згода ст. 726

02-03

Журнал регистрации распорядительных и нормативных документов организации

Пост. ст. 72а

02-04

Переписка (телеграммы, телексы, сообщения электронной почты, телефонограммы)

5летЭПК ст. 41

02-05

Номенклатура дел ООО «Сибирь»

Пост. ст. 67а

02-06

Инструкция по ведению делопроизводства

Пост. ст. 10

02-07

Образцы основных видов документов предприятия (с трафаретными текстами)

До минования надобности

02-08

Документы по различным вопросам деятельности

До минования надобности

3. Организация производственной деятельности

03-01

Переписка с партнерами по вопросам совместной деятельности

5 лет ЭПК ст. 224

03-02

Накладные на распространение буклетов (плат./бесплатн.)

5 лет ст.150

03-03

Накладные рекламодателей

Згода ст. 257

03-04

Счета на подписку

1год ст. 244

03-05

Счета-фактуры на подписку

5 лет ст. 150

03-06

Счета-фактуры на реализацию

5 лет ст. 150

03-07

Договоры на реализацию

5летЭПК ст. 391

03-08

Договоры на экспедирование и доставку печатной продукции

5 лет ст. 395

03-09

Информация об изданиях (для внесения в подписные каталоги); график доставки журнала

До минования надобности

3.1. Реклама

03-10

Договоры на рекламные материалы (копии)

5 лет ст. 256

03-11

Информационные проспекты

До минования надобности

03-12

Каталоги (заявки) фирм-рекламодателей

До минования надобности

03-13

Статьи о проведенных рекламных кампаниях

5 лет ЭПК

03-14

Итоговые документы по проведению выставок и экспозиций

5 лет ЭПК

4. Организация производственной деятельности/редакционный отдел

04-01

Статьи для буклетов, полученные от авторов

До минования надобности

04-02

Переписка с партнерами по вопросам совместной деятельности

5 лет ЭПК ст. 224

5. Работа с кадрами

05-01

Приказы о приеме на работу, увольнении, длительных командировках, премировании

75 лет ЭПК ст. 336

05-02

Приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках

5 лет ст. 343 ст. 352

05-03

Книга учета трудовых книжек

50 лет ст. 358е

05-04

Журнал учета командировок и выдачи командировочных удостоверений

5 лет ст. 358з

6. Учет и отчетность

06-01

Годовые отчеты по основным видам деятельности

Пост. ст. 1356

06-02

Лицевые счета по заработной плате

75летЭПК ст. 153

06-03

Квартальные статистические отчеты по основным видам деятельности

5 лет ст. 199г

06-04

Годовые бухгалтерские отчеты и балансы

Пост. ст. 1356

06-05

Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы

5 лет ст. 135в

06-06

Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции. (Расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты и премии в том числе)

5 лет ст. 150

При условии завершения проверки (ревизии)

06-07

Банковские документы, фиксирующие хозяйственные операции

5 лет ст. 150

При условии завершения проверки (ревизии)

06-08

Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов

5 лет ст. 152

06-09

Квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей

5 лет ст. 150

06-10

Авансовые отчеты

5 лет ст. 150

06-11

Главная книга

5 лет ст. 148

При условии завершения проверки (ревизии)

06-12

Кассовая книга

5 лет ст. 193д

При условии завершения проверки (ревизии)

06-13

Оборотные ведомости

5 лет ст. 168

При условии завершения проверки (ревизии)

06-14

Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности

Пост. ст. 49

06-15

Инвентарные карточки

5 лет ст. 192

При условии завершения проверки (ревизии)

06-16

Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированных)

5 лет ст. 155

При условии завершения проверки (ревизии)

06-17

Гарантийные письма

5 лет ст. 158

06-18

Журналы регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений

5 лет ст. 193

При условии завершения проверки (ревизии)

06-19

Книга регистрации листков нетрудоспособности, листки нетрудоспособности, документы об оплате листков нетрудоспособности

5 лет ст. 475, ст. 476

06-20

Переписка о финансово-хозяйственной деятельности

5летЭПК ст. 113

06-21

Акты проверки кассы

5 лет ст. 145

При условии завершения проверки (ревизии)

06-22

Акты приема-сдачи выполненных работ

5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 75 лет) ст. 188

06-23

Хозяйственные договоры

5 лет ЭПК ст. 186

После истечения срока действия договора

06-24

Трудовые соглашения на проведение разовых работ

5 лет ЭПК ст. 186

После истечения срока действия договора

06-25

Договоры о материальной ответственности

5 лет ст. 189

После увольнения материально ответственного лица

06-26

Образцы подписей материально ответственных лиц

До минования надобности ст. 190

06-27

Акты сдачи/получения дел при увольнении

5 лет ст. 150

При условии завершения проверки (ревизии)

7. Финансирование

07-02

Квартальный финансовый план

5 лет (при отсутствии годового — постоянно) ст. 105в

07-03

Документы об изменении финансовых планов

5лет ЭПК ст. 107

07-04

Годовые сметы административно-хозяйственньгх и уттрякленческих расходов

Пост. ст. 112а

07-05

Годовой и квартальный кассовые планы

5 лет ст. 132а
Згода ст. 1326

07-06

Отчеты по кассовому плану

5 лет ст. 133

07-07 07-08

Кассовые заявки
Месячные ведомости

5 лет ст. 155

07-09

Ежедневные приходно-расходные кассовые ордера и отчеты кассира

5 лет ст. 150

При условии завершения проверки (ревизии)